Kostenvoranschläge

Ist die Reparatur teurer als die Reparaturfreigabe des Kunden oder noch unklar, erstellen Sie einen Kostenvoranschlag (KVA). Der Kunde sieht ihn online in der Kunden-App und entscheidet dort: reparieren, unrepariert zurück oder entsorgen. Sie müssen nicht anrufen und der Kunde muss nicht in die Werkstatt kommen.

Ablauf

1. Im Auftrag auf Kostenvoranschlag klicken.
2. Optional eine Einleitung schreiben, dann Preis, Beschreibung und Optionen eintragen und Speichern.
3. Repairuniverse setzt den Auftrag auf den Status „Kostenvoranschlag generiert“ (siehe unten) und informiert den Kunden per E-Mail.
4. Der Kunde antwortet in der Kunden-App. Der Auftrag wechselt automatisch auf den passenden Status (KVA angenommen, KVA abgelehnt (Gerät zurück), KVA abgelehnt (Gerät entsorgen)) und die Antwort steht in der Historie.
5. Mitarbeiter, die dafür Benachrichtigungen aktiviert haben, bekommen eine Push-Nachricht („KVA angenommen / abgelehnt“, siehe Mitarbeiter).

Die Felder

Der Dialog hat zwei Varianten. Welche Sie sehen, hängt von der Einstellung Erweiterte Kostenvoranschläge ab (siehe KVA-Einstellungen).

Einfacher Kostenvoranschlag (Option Erweiterte Kostenvoranschläge ausgeschaltet):

Feld	Bedeutung
Kostenvoranschlag Preis (in €)	der Gesamtpreis der Reparatur
Kostenvoranschlag Beschreibung	Text, den der Kunde liest: Was wird gemacht, warum kostet es so viel? (bis 1500 Zeichen)

Erweiterter Kostenvoranschlag (Option eingeschaltet): Statt eines festen Preises legen Sie Notwendige Reparaturen an, das sind Optionen, von denen der Kunde eine auswählen muss (z. B. Display in Original- oder Nachbauqualität). Der Preis ergibt sich aus der Auswahl des Kunden.

In beiden Varianten gibt es:

Feld	Bedeutung
Einleitung (optional)	ein eigener Text nur für diesen Kostenvoranschlag, z. B. was Sie bei der Prüfung festgestellt haben oder warum Sie eine Option empfehlen (bis 1500 Zeichen). Er steht im PDF und in der Kunden-App über den Positionen. Bleibt das Feld leer, erscheint keine Einleitung
Preisdarstellung	Bruttopreis oder Nettopreis. Der Kunde sieht den Preis entsprechend gekennzeichnet
Zusätzliche Optionen	freiwillige Extras, die der Kunde dazubuchen kann (z. B. Displayfolie, Akkutausch)
Sichtbarkeit	nur bei Kunden mit übergeordneten Kunden: Endkunde + übergeordneter Kunde oder Nur übergeordneter Kunde

Optionen

Jede Option hat eine Beschreibung, einen Preis und optional einen regulären Preis. Der reguläre Preis ist der Preis, wenn die Option außerhalb dieses KVAs gebucht wird. Der Kunde sieht ihn durchgestrichen neben dem Angebotspreis und erkennt so seinen Vorteil.

Optionen als Paar darstellen: Legen Sie mehrere Optionen als Gruppe zusammen, kann der Kunde nur eine davon wählen:

• bei Notwendigen Reparaturen muss er genau eine wählen (z. B. Display in Original- oder Nachbauqualität),
• bei Zusätzlichen Optionen höchstens eine.

Mit + fügen Sie Optionen hinzu, mit dem Papierkorb entfernen Sie sie. Durch Ziehen am Griff (☰) ändern Sie die Reihenfolge.

Status automatisch anpassen

Damit der Kunde über den KVA informiert wird und im Kundenfrontend entscheiden kann, muss der Auftrag den Status „Kostenvoranschlag generiert“ (Statustyp KVA angefordert) haben. Hat der Auftrag einen anderen Status, fragt Repairuniverse: „Status automatisch anpassen?“ (Anpassen / Nicht anpassen).

Mehrere Kostenvoranschläge

Sind schon Kostenvoranschläge vorhanden, öffnet Kostenvoranschlag den Dialog Bestehende Kostenvoranschläge.

• Jede Zeile zeigt Version, Beschreibung, den Preis und den Status als farbiges Feld: blau = angefordert (Kunde hat noch nicht geantwortet), grün = angenommen, gelb = abgelehnt, Gerät zurück, rot = abgelehnt, Gerät entsorgen.
• Solange der Kunde noch nicht geantwortet hat, steht der Preisrahmen („Minimaler Preis“ – „Maximaler Preis“), je nachdem, welche Optionen er wählt. Nach der Antwort zeigt Repairuniverse den Gesamtpreis.
• Fahren Sie mit der Maus über den Status, sehen Sie den Ablehnungsgrund des Kunden („Kein Grund angegeben“, falls keiner genannt wurde).
• Neuen Kostenvoranschlag erstellen ist nur möglich, wenn alle bisherigen KVAs beantwortet sind.

Drucken

Im KVA-Dialog drucken Sie den Kostenvoranschlag als PDF: KVA drucken oder KVA auf Briefpapier drucken. Eine Einleitung steht im PDF unter den Gerätedaten und über den Positionen. Hat der Kunde bereits geantwortet, sind im PDF die von ihm gewählten Optionen angekreuzt, auch bei Gruppen, aus denen er eine Option auswählen musste. Das Aussehen (Style 1 oder Style 2) und der Hinweistext am Ende stellen Sie in den KVA-Einstellungen ein. Zusätzliche Hinweise je Gerät oder Fehler sind über Fußzeilen möglich.

Rechnung aus dem KVA

Im Dialog Bestehende Kostenvoranschläge erstellt Rechnung aus KVA erstellen eine Rechnung mit den vom Kunden gewählten Positionen. Für mehrere Aufträge gleichzeitig nutzen Sie die Sammelrechnung.

Der Kunde lehnt ab

Lehnt der Kunde ab, gibt es zwei Möglichkeiten:

• Gerät unrepariert zurück: Dafür kann eine Überprüfungspauschale anfallen. Sie legen sie in den KVA-Einstellungen fest (Voreinstellung 29,95 €). Der Kunde sieht den Betrag bei der Entscheidung.
• Gerät umweltgerecht entsorgen (kostenlos). Diese Option bietet nur der KVA-Style 2 an.

Wenn ein Mitarbeiter den KVA annimmt

Hat der Kunde telefonisch zugestimmt, setzen Sie den Auftrag im Auftrag selbst auf den Status „KVA angenommen“. Bei Erweiterten Kostenvoranschlägen öffnet sich dann der Dialog Optionen auswählen: Wählen Sie die vom Kunden gewünschten Optionen aus und speichern Sie.

KVAs von Partnerwerkstätten

Haben Sie ein Gerät an eine andere Werkstatt gesendet und sie bittet um Freigabe, erscheint am Auftrag Third Party Kostenvoranschlag. Siehe Partnerwerkstätten.