Online-Terminbuchung

Mit der Online-Terminbuchung können Kunden selbst einen Termin in Ihrer Werkstatt buchen: zu Zeiten, die Sie freigeben, ohne Anruf und ohne Wartezeit vor Ort.

Verfügbar ab Abo-Stufe Pro

Die externe Terminbuchung steht in den Stufen Pro und Enterprise zur Verfügung (siehe Abo-Stufen).

Einrichten

Unter Einstellungen → Allgemeine Einstellungen → Kalender:

1. Aktivieren Sie Externen Kalender aktivieren.
2. Legen Sie je Filiale die buchbaren Zeiträume fest: Wochentag, Start, Ende und Länge (Min) der einzelnen Termine. Z. B. Montag bis Freitag von 09:00 bis 12:00 Uhr in 30-Minuten-Terminen ergibt sechs Termine pro Vormittag.
3. Klicken Sie auf Speichern.
4. Mit Link kopieren (Filiale: …) kopieren Sie den Link zur Buchungsseite der jeweiligen Filiale und veröffentlichen ihn auf Ihrer Website oder senden ihn Kunden direkt.

Der Link hat die Form:

https://software.repairuniverse.de/frontend/calendar/store/<Werkstattnummer>?branch=<Filialnummer>

Mit dem Zusatz &job=<Auftragsnummer> und &plz=<PLZ> bezieht sich der Termin auf einen bestehenden Auftrag.

Link in der Status-E-Mail

Schreiben Sie in den E-Mail-Text eines Status den Platzhalter {kalender}. Der Kunde bekommt dann automatisch einen persönlichen Link, über den er direkt einen Termin zu seinem Auftrag buchen kann, z. B. zur Abholung. Mit Status nach Terminbuchung wechselt der Auftrag dann sogar automatisch auf den nächsten Status.

Die Buchungsseite für Kunden

1. Die Seite begrüßt mit „Buchen Sie einen Termin“ und dem Namen Ihrer Werkstatt.
2. Mit den Pfeilen wechselt der Kunde die Woche („Termine in der nächsten Woche“, „Termine in 2 Wochen“ …). Gibt es in der Woche keinen freien Termin mehr, steht dort ein Hinweis, die nächsten Wochen zu prüfen.
3. Er wählt einen Tag (z. B. „Di 13.10“) und einen freien Termin mit Uhrzeit und Dauer.
4. Im Dialog Termin buchen gibt er an:

Feld	Hinweis
Titel (bis 30 Zeichen, Pflicht)	kurze Beschreibung des Anliegens
Beschreibung (bis 500 Zeichen, Pflicht)	genauere Beschreibung, damit Sie vor Ort schneller helfen können
E-Mail Adresse (Pflicht)	für Bestätigung und Änderungen
Vorname, Nachname, Straße, PLZ, Ort, Telefonnummer

5. Mit Buchen ist der Termin angefragt. Der Kunde sieht „Termin erfolgreich gebucht“ und erhält eine Bestätigung per E-Mail.

Ist ein Termin in der Zwischenzeit vergeben, meldet die Seite „Dieser Termin ist nicht mehr verfügbar“. Bei zu vielen Anfragen kurz hintereinander bittet sie, es später erneut zu versuchen.

Termine in Ihrem Kalender

Online gebuchte Termine erscheinen grün und blass im Kalender, bis Sie sie akzeptieren (Termin öffnen → Termin akzeptieren). Wer per Push informiert werden möchte, aktiviert im Mitarbeiterprofil die Kategorien „Kalendertermin erstellt“ (neuer Termin) und „Auftrag-Kalendertermin erstellt“ (Termin zu einem Auftrag).

Mit einem Blocker sperren Sie einzelne Zeiten (Urlaub, Betriebsferien), in denen keine Termine gebucht werden können.

Tipps

• Planen Sie Pufferzeiten ein: Die Termine sind so lang, wie Sie bei Länge (Min) angeben.
• Verlinken Sie die Buchungsseite prominent auf Ihrer Website und in der Fußzeile Ihrer E-Mails.