Kunden

In der Kundenübersicht verwalten Sie alle Personen und Firmen, die bei Ihnen Aufträge, Rechnungen oder Ankäufe haben.

Die Übersicht

Die Tabelle zeigt Nummer, Vorname, Nachname, Firma, Straße, PLZ, Stadt, E-Mail und Telefon. Die allgemeine Bedienung (Suche, Seiten, Export) finden Sie unter Listen und Tabellen.

Besonderheiten dieser Übersicht:

• Symbol am Zeilenanfang: eine Person für Privatkunden (B2C), ein Gebäude für Geschäftskunden (B2B). Ein weiteres Symbol weist darauf hin, dass dem Kunden übergeordnete Kunden zugeordnet sind (siehe unten).
• E-Mail und Telefonnummer: Ein Klick kopiert den Wert in die Zwischenablage. So können Sie jemanden kontaktieren, ohne die Adresse abzutippen.
• Auftrag für Kunde erstellen (Kopieren-Symbol am Zeilenende): legt direkt einen neuen Auftrag für diesen Kunden an.
• Filter:
  • Nur B2B Kunden anzeigen (Gebäude-Symbol neben dem Suchfeld)
  • Lieferanten anzeigen (Einkaufswagen-Symbol)
• Export/Import: Administratoren können die Kunden als CSV-Datei exportieren und importieren (siehe CSV-Import).

Kunde anlegen

Klicken Sie oben rechts auf Kunde anlegen (am Smartphone auf das Plus-Symbol). Die Maske hat keine festen Pflichtfelder, tragen Sie aber mindestens Namen (oder Firma) und eine Kontaktmöglichkeit ein, damit Sie den Kunden später wiederfinden. Alternativ legen Sie einen Kunden direkt beim Anlegen eines Auftrags an.

Feld	Hinweis
Kundennummer	wird beim Bearbeiten angezeigt. Neue Kunden bekommen die nächste freie Nummer aus dem Nummernkreis
Anrede	Herr oder Frau
Vorname, Nachname
Firma	bei Geschäftskunden
Straße und Hausnummer, Postleitzahl, Stadt	Anschrift (wird auf Rechnungen und Dokumenten verwendet)
Email Adresse	für Benachrichtigungen. Nötig, um den Kunden als B2B-Kunden zu registrieren
Mobilnummer, Telefonnummer
Steuernummer	z. B. für Rechnungen an Firmen
Ausweisart, Ausweisnummer	nur sichtbar, wenn in den Anzeige-Einstellungen „Ausweis Art / Nummer bei Kunden verwenden“ aktiv ist. Die Daten werden beim Geräteankauf automatisch vorausgefüllt
Kategorie	Kunde oder Lieferant. Lieferanten haben einen eigenen Nummernkreis und erscheinen nur, wenn „Lieferanten anzeigen“ aktiv ist
Hinweise	interne Notiz, auf die Sie beim Anlegen eines Auftrags hingewiesen werden (z. B. „zahlt nur per Rechnung“)

Unten gibt es zwei Schaltflächen:

• Kunde speichern
• mit Auftrag speichern: speichert den Kunden und öffnet sofort die Maske für einen neuen Auftrag.

Kunde bearbeiten

Klicken Sie in der Übersicht auf einen Kunden. Die Maske entspricht der zum Anlegen, zusätzlich stehen weitere Funktionen bereit.

Als B2B-Kunde registrieren

B2B-Kunden (Geschäftskunden, z. B. andere Werkstätten, Firmen oder Händler) können sich bei Ihnen mit E-Mail-Adresse und Passwort in der Kunden-App und im Kiosk-Modus anmelden. Sie profitieren außerdem von eigenen (Netto-)Preisen, die Sie bei den Geräten hinterlegen.

1. Der Kunde braucht eine E-Mail-Adresse, sonst erscheint ein Hinweis.
2. Klicken Sie auf als B2B Kunde registrieren.
3. Vergeben Sie ein Passwort, oder lassen Sie es über die Schaltfläche neben dem Feld generieren.
4. Klicken Sie auf Registrieren.

Der Kunde bekommt eine Willkommens-E-Mail mit seinen Zugangsdaten. Bei bereits registrierten Kunden heißt die Schaltfläche B2B Einstellungen verwalten. Dort können Sie das Passwort ändern und die Willkommens-E-Mail erneut senden.

Übergeordnete Kunden

Manche Kunden gehören zu einem anderen Kunden, z. B. die Filialen einer Handelskette oder Endkunden einer Partnerfirma, die für sie die Reparatur beauftragt. Mit Übergeordnete Kunden zuordnen wählen Sie einen oder mehrere übergeordnete Kunden aus.

Die Folgen:

• Übergeordnete Kunden sehen in der Kunden-App alle Aufträge ihrer untergeordneten Kunden.
• Beim Anlegen einer Rechnung aus einem Auftrag fragt Repairuniverse, ob die Rechnung an den Kunden oder an den übergeordneten Kunden gehen soll.
• Bei einem Kostenvoranschlag können Sie festlegen, ob er nur dem übergeordneten Kunden oder beiden angezeigt wird.

Termin erstellen

Legt einen Kalendertermin für den Kunden an, die Kundendaten werden übernommen.

Mit Lexware Office

Ist Lexware Office verbunden, gibt es zwei weitere Schaltflächen:

• mit Lexware Office öffnen: öffnet den zugehörigen Kontakt in Lexware Office.
• Synchronisationsfehler beheben / mit Lexware Office synchronisieren: Unterscheiden sich die Daten eines Kunden in beiden Programmen, lässt sich hier der Stand aus Lexware Office übernehmen. Tragen Sie dazu die Kontakt-ID ein (sie steht in der Internetadresse des Kontakts in Lexware Office). Repairuniverse lädt die Unterschiede und zeigt beide Stände nebeneinander an. Synchronisieren übernimmt dann die Lexware-Daten.

Historie

Unten in der Kundenmaske zeigt die Historie alle Aufträge des Kunden, mit Abschlussdatum (oder „Nicht abgeschlossen“), Gerät und einem Link zum Auftrag (Anzeigen).

Kunde löschen

Das rote Papierkorb-Symbol oben rechts löscht den Kunden nach einer Rückfrage.

Kunden in anderen Bereichen

• Im Auftrag zeigt ein Info-Symbol neben dem Kunden dessen Hinweise an. Ein Klick auf den Kunden in der Auftrags- oder Rechnungsübersicht öffnet eine Schnellübersicht, aus der Sie ihn direkt anrufen oder anschreiben können.
• Mit dem Kiosk-Modus (nur Kunde) tragen sich Kunden selbst in die Kartei ein.