Mitarbeiterplanung

In der Mitarbeiterplanung legen Sie fest, wer wann im Einsatz ist, und tragen Urlaub, Krankheit und andere Abwesenheiten ein. Zusammen mit der Zeiterfassung sehen Sie außerdem, wie viel Ihre Mitarbeiter tatsächlich gearbeitet haben und wie ihr Stundenkonto steht.

Ihre Mitarbeiter stempeln sich mit der Smartphone-App Timeuniverse oder am Stempel-Terminal ein und aus, sehen dort ihre Schichten und beantragen Urlaub. Alles läuft in der Mitarbeiterplanung zusammen.

Abo-Stufe Pro

Mitarbeiterplanung und Zeiterfassung stehen ab der Abo-Stufe Pro zur Verfügung (siehe Abo-Stufen).

Bevor Sie loslegen

1. Legen Sie für jeden Mitarbeiter einen Arbeitsvertrag mit seinen Wochenstunden, Arbeitstagen und Urlaubstagen an. Ohne Vertrag berechnet Repairuniverse kein Soll und keinen Saldo.
2. Stellen Sie in den Zeiterfassungs-Einstellungen ein, wie gestempelt werden darf, welche Zeiten automatisch freigegeben werden und wie Pausen behandelt werden.
3. Ihre Mitarbeiter installieren Timeuniverse und melden sich mit ihrem Repairuniverse-Zugang an. Wer am Wand-Tablet stempeln soll, bekommt einen Stempel-PIN.

Aufruf

Die Mitarbeiterplanung finden Sie in der Menüleiste unter Mitarbeiterplanung. In der Mobilansicht erreichen Sie sie über Weitere.

Administratoren und Mitarbeiter

Planen, Anträge prüfen und Arbeitszeiten bearbeiten können nur Administratoren. Mitarbeiter ohne Administratorrecht sehen den Plan nur zum Lesen: die Schichten, die Feiertage und die Abwesenheiten der Kollegen. Krankmeldungen sehen sie nur, wenn es ihre eigenen sind.

Die Ansicht

Der Plan zeigt eine Woche (mit Kalenderwoche) oder einen einzelnen Tag. Mit den Pfeilen blättern Sie vor und zurück.

• Schichten erscheinen als Blöcke mit dem Namen des Mitarbeiters und der Uhrzeit. Eine Schicht von zu Hause ist grau und trägt den Zusatz Remote.
• Ganztägige Abwesenheiten stehen direkt unter dem Datum. Die Farbe zeigt die Art: Urlaub grün, Überstundenabbau blau, Krankheit rot, Sonstiges grau. Abwesenheiten über einige Stunden stehen zur passenden Uhrzeit im Plan.
• Beantragte Abwesenheiten, die noch nicht genehmigt sind, haben nur einen farbigen Rahmen und den Zusatz „beantragt“. Abgelehnte Anträge erscheinen nicht im Plan.
• Bundesweite Feiertage (z. B. Neujahr, Tag der Deutschen Einheit) erscheinen automatisch. Feiertage, die nur in einzelnen Bundesländern gelten, zeigt Repairuniverse derzeit nicht an.

Schaltflächen

Die vier weißen Schaltflächen links ändern die Anzeige, die blauen rechts starten Aktionen. Fahren Sie mit der Maus über ein Symbol, erscheint sein Name.

Schaltfläche	Funktion
Tagesansicht / Wochenansicht	wechselt zwischen einem Tag und der ganzen Woche
Gearbeitete Zeiten anzeigen / Geplante Schichten anzeigen	zeigt statt der geplanten Schichten die tatsächlich gestempelten Zeiten (nur Administratoren), siehe unten
Verfügbare Mitarbeiter einblenden	blendet links die Liste der Mitarbeiter mit ihren Stunden ein (nur Administratoren), siehe unten
Neu laden	lädt den Plan neu, z. B. nachdem Mitarbeiter gestempelt haben
Anträge	offene Urlaubsanträge und Arbeitszeiten prüfen. Eine rote Zahl zeigt, wie viele offen sind. Siehe Anträge prüfen
Arbeitszeiten	Arbeitszeiten je Mitarbeiter und Monat ansehen, korrigieren und nachtragen. Siehe Arbeitszeiten und Saldo
Urlaub planen	eine Abwesenheit eintragen, siehe unten
Einsatz planen	eine Schicht planen, siehe unten (am Smartphone das +)

Einsatz planen

Klicken Sie auf Einsatz planen oder direkt auf eine freie Stelle im Plan. Dann sind Datum und Uhrzeit schon vorbelegt. Über Einsatz planen übernimmt Repairuniverse für Beginn und Ende die Standard-Arbeitszeit des Wochentags. Wechseln Sie das Datum, passen sich die Zeiten an den neuen Wochentag an, solange Sie Beginn und Ende nicht selbst geändert haben. Ein Klick auf eine geplante Schicht öffnet sie als Einsatz bearbeiten:

Feld	Hinweis
Mitarbeiter	wer arbeitet. Bei einem neuen Einsatz können Sie mehrere Mitarbeiter auswählen: Jeder bekommt einen eigenen Einsatz mit Datum und Uhrzeit. Ein Klick auf einen ausgewählten Mitarbeiter entfernt ihn wieder
Datum	Tag des Einsatzes
Beginn, Ende	Uhrzeit von – bis
Remote	ankreuzen, wenn der Mitarbeiter nicht vor Ort arbeitet

Speichern Sie mit Einsatz speichern (bei mehreren Mitarbeitern z. B. 2 Einsätze speichern). Eine bestehende Schicht entfernen Sie mit Löschen. Lässt sich der Einsatz für einen Mitarbeiter nicht speichern, etwa weil er zu der Zeit schon eingeplant ist, werden die anderen trotzdem gespeichert und Repairuniverse nennt den betroffenen Mitarbeiter.

Ihre Mitarbeiter sehen ihre Schichten in Timeuniverse unter Schichten.

Abwesenheit eintragen

Mit Urlaub planen tragen Sie Urlaub, Krankheit oder sonstige Abwesenheiten für einen Mitarbeiter ein. Ein Klick auf eine Abwesenheit im Plan öffnet sie als Urlaub bearbeiten:

Feld	Hinweis
Mitarbeiter	wer abwesend ist
Art	Urlaub, Überstundenabbau, Krankheit oder Sonstiges
Ganztägig	angekreuzt: ganze Tage mit Von und Bis. Ohne Haken: ein Zeitraum an einem Tag mit Beginn und Ende
Notiz (optional)	z. B. ein Grund

Speichern Sie mit Urlaub speichern, eine bestehende Abwesenheit entfernen Sie mit Löschen. Abwesenheiten, die ein Administrator einträgt, gelten sofort als genehmigt.

Mitarbeiter können Abwesenheiten auch selbst in Timeuniverse beantragen. Diese Anträge prüfen Sie unter Anträge.

Wie Abwesenheiten zählen

An Tagen mit genehmigtem Urlaub, Krankheit oder Sonstiges muss der Mitarbeiter keine Stunden leisten. Bei Überstundenabbau ist das anders: Der Tag wird vom Stundenkonto abgezogen. Mehr dazu unter Arbeitszeiten und Saldo.

Verfügbare Mitarbeiter

Mit Verfügbare Mitarbeiter einblenden erscheint links neben dem Plan eine Liste aller Mitarbeiter, sortiert nach Filiale. Sie zeigt die Konditionen der aktuell laufenden Verträge und hilft beim Planen der Woche.

Pro Mitarbeiter sehen Sie:

• Woche: gearbeitete, noch geplante und vertraglich geschuldete Stunden (Soll) der angezeigten Woche,
• Saldo: das Stundenkonto insgesamt, grün im Plus, rot im Minus,
• daneben, wie viele Stunden Sie noch einplanen können, ob das Soll erreicht ist oder wie weit der Mitarbeiter über Soll liegt,
• ob laut Vertrag Überstunden erlaubt sind.

Ohne laufenden Vertrag steht dort Kein aktiver Vertrag.

Gearbeitete Zeiten

Mit Gearbeitete Zeiten anzeigen zeigt der Plan statt der Schichten die gestempelten Arbeitszeiten. Die Farbe zeigt den Stand:

Farbe	Bedeutung
blau	läuft: der Mitarbeiter ist gerade eingestempelt
orange	offen: die Zeit wartet auf Ihre Freigabe
grün	freigegeben

Abgelehnte Zeiten erscheinen nicht. Ein Klick auf eine Zeit öffnet sie zum Bearbeiten. So vergleichen Sie Plan und Wirklichkeit: Schalten Sie zwischen beiden Ansichten hin und her.