Aufträge

Ein Auftrag begleitet ein Gerät von der Annahme bis zur Abholung: Kundendaten, Gerät, Fehler, Status, verwendete Teile, Kostenvoranschlag, Rechnung und der gesamte Schriftverkehr mit dem Kunden.

Dieses Kapitel besteht aus fünf Teilen:

1. Die Auftragsübersicht (diese Seite)
2. Einen Auftrag anlegen und bearbeiten
3. Zusatzaktionen im Auftrag (Anzahlung, Leihgerät, Einsenden, Bestellung, Rechnung, Kasse …)
4. Kostenvoranschläge
5. Unterschrift und Sperrcode

Die Übersicht

Standardmäßig zeigt die Übersicht alle offenen Aufträge (neue Auftragsnummern zuerst). Aufträge mit dem letzten Status der Statusliste gelten als abgeschlossen und werden ausgeblendet (siehe Status).

Am Smartphone zeigt die Übersicht jeden Auftrag als Karte:

Spalten

Spalte	Inhalt
Kästchen	Auftrag für eine Sammelaktion auswählen
#	Nummer der Filiale, in der der Auftrag liegt (Tooltip zeigt den Namen)
€-Symbol	Abrechnungsstatus: rot = offen, gelb = berechnet (Rechnung offen), grün = abgerechnet. Nur wenn der Abrechnungsstatus verwendet wird
Person-Symbol	Mitarbeiter, dem der Auftrag zugeteilt ist (Initialen)
Nummer	Auftragsnummer. Aufträge mit der Auftragsabwicklung „Wichtig“ sind besonders gekennzeichnet
Modell	Gerät
Lager	Lagerfach (nur wenn Lagerfächer verwendet werden)
Kunde	Kundennummer, Name, E-Mail, Telefon. Ein Klick öffnet eine Schnellübersicht mit Anruf und E-Mail
Status	aktueller Status. Der Auftrag wird in der Statusfarbe hinterlegt

Weitere Kennzeichnungen:

• Wiedervorlage: Hat sich der Status schon länger nicht geändert als eingestellt, wird die Zeile in der Wiedervorlagefarbe (standardmäßig blau) hinterlegt (siehe Status).
• Third Party Kostenvoranschlag: Eine andere Werkstatt, der Sie das Gerät geschickt haben, hat einen Kostenvoranschlag erstellt (siehe Partnerwerkstätten).
• Auftrag in keiner Filiale / in der Filiale …: erscheint als Hinweis am Filialsymbol.

Schaltflächen oben rechts

Symbol	Funktion
Kreispfeil	Neu laden
Tasche	Bestellliste (siehe unten)
Euro	Preis finden (siehe unten)
Tacho	Quick Mode: schnelle Auftragsaufnahme (siehe unten)
Auftrag anlegen	neuer Auftrag, Details
QR-Symbol (nur Mobilgeräte)	QR-Code scannen

Suchen, sortieren, filtern

Das Suchfeld sucht schon während des Tippens, z. B. nach Auftragsnummer, Kunde oder Gerät. Rechts davon stehen fünf Schalter. Ein aktiver Schalter ist farbig hervorgehoben.

Schalter	Wirkung
Kalender	Nach Änderungsdatum sortieren: jeder Klick schaltet weiter: aus → zuletzt geänderte zuerst → am längsten unveränderte zuerst
Archiv	Abgeschlossene anzeigen: blendet auch die fertigen Aufträge ein
Standort	Alle Filialen anzeigen: sonst sehen Sie nur die Aufträge Ihrer Filiale
Person	Nur meine Aufträge anzeigen: nur Aufträge, die Ihnen zugeteilt sind
Filter	Weitere Filter

Weitere Filter bietet zwei Auswahllisten:

• Status: nur Aufträge mit bestimmten Status
• Gerätegruppe: nur Aufträge mit Geräten aus bestimmten Gruppen (z. B. nur Smartphones)

Diese Auswahl bleibt auch nach einem Neustart erhalten. Sie wird nur durch Abwählen aller Einträge oder mit dem Zurücksetzen-Knopf gelöscht. Auch die Schalter „Nach Änderungsdatum sortieren“ und „Abgeschlossene anzeigen“ merkt sich das Gerät.

Mehrere Filialen

Hat Ihr Betrieb mehrere Filialen, sehen Sie standardmäßig nur die Aufträge Ihrer eigenen. Mit „Alle Filialen anzeigen“ blenden Sie die anderen ein. Bleibt die Liste leer, obwohl Sie einen Auftrag erwarten, steht dort der Hinweis „u. U. ist der Auftrag in einer anderen Filiale“.

Mehrfachauswahl und Sammelrechnung

Kreuzen Sie am Zeilenanfang mehrere Aufträge an, am besten desselben Kunden. Oben erscheinen zusätzliche Schaltflächen:

• Rechnung aus N Aufträgen erstellen
• Rechnung aus N Kostenvoranschlägen erstellen

Details unter Sammelrechnung.

Export

Administratoren können die Übersicht über das Exportsymbol als CSV-Datei speichern. Die Datei landet im Download-Ordner. Welche eigenen Felder mit exportiert werden, stellen Sie dort ein.

Bestellliste

Die Bestellliste (Tasche-Symbol) sammelt alle Teile, die für laufende Aufträge noch bestellt werden müssen. Eingetragen werden sie im Auftrag über Bestellung hinzufügen.

• Pro Eintrag sehen Sie Auftrag und Gerät, die Bezeichnung des Teils, den Lieferanten und Notizen.
• Mit dem Haken Produkt bestellt markieren Sie einen Eintrag als bestellt. Änderungen werden sofort übernommen.
• Mit dem Papierkorb löschen Sie die Bestellung.

Repairuniverse kann Sie außerdem täglich per E-Mail über offene Bestellungen erinnern, siehe Bestellliste-Einstellungen.

Preis finden

Mit dem Euro-Symbol schlagen Sie nach, welchen Preis Sie für einen bestimmten Fehler an einem bestimmten Gerät verlangen, ohne einen Auftrag anzulegen. Das ist praktisch bei Preisanfragen am Telefon.

1. Wählen Sie das Gerät.
2. Wählen Sie den Fehler.
3. Darunter erscheint der veranschlagte Preis.

Die Preise stammen aus der Gerätedatenbank.

Quick Mode

Der Quick Mode (Tacho-Symbol) ist eine verkürzte Auftragsmaske für den stressigen Alltag an der Theke. Statt einen Kunden auszuwählen, tragen Sie die wichtigsten Kundendaten direkt ein, der Kunde wird dabei automatisch mit angelegt.

Die Maske enthält:

• Kundendaten: Vorname, Nachname (Pflicht), Straße, PLZ, Ort, Telefon, E-Mail
• Gerätedaten: Gerät (Pflicht), IMEI / Seriennummer, Sperrcode, Fehler, weitere Angaben

Nicht enthalten sind die eigenen Felder. Alles Weitere (Status, Lagerfach, Auftragsabwicklung …) wird mit den Standardwerten belegt und kann nach dem Speichern im normalen Auftrag geändert werden.

Aufträge scannen

Mit dem QR-Code-Scan oder einer Abholkarte öffnen Sie einen Auftrag direkt, ohne zu suchen.