Kasse

Verfügbar ab Abo-Stufe Pro

Die Kasse steht in den Stufen Pro und Enterprise zur Verfügung (siehe Abo-Stufen).

Die Repairuniverse-Kasse ist ein Kassensystem nach der deutschen KassenSichV für Barverkäufe, Reparaturen, Anzahlungen und Gebrauchtgeräte. Jeder Beleg wird von einer TSE (technische Sicherheitseinrichtung) signiert und auf einem Bondrucker ausgedruckt. Für die Steuerprüfung exportieren Sie die Daten im DSFinV-K-Format.

Voraussetzungen

Bevor Sie kassieren können, brauchen Sie:

1. eine TSE, die Ihrer Filiale zugeordnet ist. Sie wird für Sie von Repairuniverse eingerichtet. Sprechen Sie dazu den Support an.
2. einen Bondrucker (ESC/POS-kompatibel, im Netzwerk), an dem die Kassenschublade angeschlossen ist.
3. optional ein EC-Kartenterminal (ZVT-kompatibel, im Netzwerk).
4. einen registrierten PC als Kasse: Einstellungen → Kassen.

Fehlt Letzteres, zeigt die Kasse „Kasse nicht eingeloggt – Der aktuelle PC ist nicht als Kasse registriert“:

Auf der Seite Kassen lesen Sie, wie Sie eine Kasse registrieren und Drucker sowie Terminal verbinden.

Der Kassenbildschirm

Die Kasse ist dreigeteilt:

Bereich	Inhalt
Links: Positionen	die Positionen des aktuellen Verkaufs, darunter Summe und die Zahlungsschaltflächen
Mitte: Eingabe	Anzeige des Preises und ein Zahlenblock für freie Positionen
Rechts: Produkte	Registerkarten Produkte und Gebrauchte Geräte mit Suche

Ganz oben stehen der Name Ihrer Kasse mit Seriennummer und zwei Statusanzeigen:

• Drucker verbunden / nicht erreichbar: Die Verbindung wird alle 30 Sekunden automatisch geprüft.
• EC-Terminal verbunden / nicht verbunden (nur bei verbundenem Terminal).

Daneben stehen Schaltflächen für Schublade öffnen, Tagesabschluss, Tagesabschluss (EC), ein Menü für Belegstorno und Belegkopien, Beleg Export und Daten Export.

Tagesbeginn

Ohne aktive Sitzung kann nicht gebucht werden. Oben erscheint in Rot: „Warnung: Es ist keine Sitzung aktiv! Daher können auch keine Buchungen durchgeführt werden.“

1. Klicken Sie auf die Warnung.
2. Geben Sie den Bargeldbestand an, mit dem der neue Tag eröffnet werden soll. Vorgeschlagen wird der Endbestand des letzten Abschlusses.
3. Speichern Sie. Die Kassenschublade öffnet sich zum Tagesbeginn und die Kasse ist bereit.

Verkaufen

Positionen hinzufügen

Wie	Beispiel
Produkt anklicken	in der Registerkarte Produkte. Zu jedem Produkt stehen Verfügbarkeit („Verfügbar: 5“) und Steuersatz. Mit dem Stern markieren Sie Favoriten, die immer zuerst erscheinen
Suchen	Suchfeld oben rechts: Produktnummer oder Bezeichnung
Scannen	Etikett eines Teils (ID) oder die Produktnummer scannen. Funktioniert wie jede Barcode-Eingabe des Handscanners
Gebrauchtgerät	Registerkarte Gebrauchte Geräte (aus dem Geräteankauf), oder dessen Etikett (bd-…) scannen
Freie Position	Preis über den Zahlenblock oder die Tastatur eintippen (die letzten zwei Ziffern sind die Cent: 1250 = 12,50 €) und mit Enter bestätigen. Dann nach Bezeichnung und Menge gefragt. Minus (−) kehrt das Vorzeichen um
Aus einem Auftrag	im Auftrag auf Zur Kasse gehen
Aus einer Rechnung	in der Rechnung auf Zur Kasse gehen

Scanner und Tastatur

In der Kasse zählen Ziffern, Minus, Rücktaste und Enter als Zahlenblock-Eingabe. Wird eine Zeichenfolge schneller eingegeben, als man tippen kann, erkennt Repairuniverse sie als Scannereingabe.

Teile, die Seriennummern nutzen, müssen Sie über das Etikett des einzelnen Teils hinzufügen. Wird nur die Produktnummer gescannt, fragt Repairuniverse danach („Das Teil … verwendet Seriennummern. Bitte das Etikett des einzelnen Teils scannen.“). Ist ein Teil bereits verkauft oder verwendet, lehnt die Kasse es ab, ebenso wenn nicht mehr genug Teile vorrätig sind („Nicht genügend Teile verfügbar!“).

Positionen ändern

Klicken Sie bei einer Position auf die Menge oder den Preis, um sie zu ändern (bei Produkten aus dem Lager prüft Repairuniverse, ob genug Teile vorrätig sind). Das Papierkorb-Symbol entfernt die Position. Eine Position zeigt auch ihren Bezug (z. B. Auftrag #120013, Rechnung #…, Beleg #…).

Bezahlen

Sobald mindestens eine Position da ist, beginnt eine Transaktion („Transaktion aktiv seit …“). Unter der Summe stehen drei Schaltflächen:

Bar bezahlen

1. Der Dialog Barzahlung nennt den Betrag.
2. Geben Sie den vom Kunden erhaltenen Betrag ein.
3. Repairuniverse zeigt Rückgeld (oder Ausstehend, falls es noch nicht reicht).
4. Bestätigen: Der Beleg wird gedruckt, die Schublade öffnet sich.

Mit Karte bezahlen

Nur mit verbundenem EC-Terminal. Der Dialog Kartenzahlung zeigt den Ablauf:

• Warte auf Kartenzahlung …: „Bitte Karte am Terminal vorhalten oder einstecken.“
• Zahlung erfolgreich!: Die Kartenzahlung ist verbucht.
• Zahlung fehlgeschlagen / Zahlung abgebrochen: z. B. bei abgelehnter Karte oder falscher PIN. Versuchen Sie es erneut.

Funktioniert die Verbindung nicht, schließen Sie die Zahlung mit Abschließen manuell als bezahlt ab („Schließen Sie die Zahlung manuell ab“) oder brechen mit Abbrechen ab.

Bezahlung splitten

Teilen Sie den Betrag auf Bar und Karte auf. Restbetrag ausfüllen trägt den Rest automatisch ein. Es werden Verbleibend bzw. Rückgeld angezeigt.

Nach der Zahlung druckt die Kasse den Beleg. Er enthält u. a. Positionen mit Steuersätzen, Zahlungsarten, Rückgeld, Belegnummer, Transaktionsbeginn und -ende sowie die TSE-Angaben (Seriennummer, Signaturzähler, Signatur) und Ihre Steuernummer.

Schublade öffnen

Wegen der KassenSichV darf die Kassenschublade außerhalb eines Verkaufs nur mit Begründung geöffnet werden. Klicken Sie auf Schublade öffnen, wählen Sie einen Grund und beschreiben Sie ihn kurz:

Grund	Typisch für
Wechselgeld-Tausch	Scheine gegen Münzen tauschen
Zahlungsmittelprüfung	große Scheine auf Echtheit prüfen
Wechselgeld-Einlage	zusätzliches Kleingeld aus dem Tresor (Betrag eingeben, positiv)
Privatentnahme	Inhaber entnimmt Bargeld privat (negativer Betrag)
Auszahlung	Entnahme für geschäftliche Zwecke (negativer Betrag)
Bankeinzahlung	Abschöpfen überschüssigen Bargelds (negativer Betrag)
Prüfung / Kontrolle	kurzer Blick in die Lade
Reinigung	Schublade reinigen
Training / Test	Funktionstest oder Einarbeitung

Bei Gründen mit Geldbewegung geben Sie die Betragsänderung ein. Entnahmen müssen einen negativen, Einlagen einen positiven Betrag haben, sonst weist Repairuniverse die Eingabe ab. Der Vorgang wird protokolliert (mit Ihrem Namen).

Belegstorno, Belegkopie, Rechnung

Das Menü neben dem Tagesabschluss bietet:

Eintrag	Funktion
Belegstorno	storniert einen bereits gebuchten Beleg. Geben Sie die Belegnummer ein, die Positionen werden mit negativen Beträgen geladen. Die Kasse zeigt „ANNULATION“ / „Storno aktiv“. Zu einem Storno können keine neuen Positionen hinzugefügt werden. Bezahlen schließt den Storno ab
Rechnung aus letztem Beleg	erstellt aus dem letzten Beleg eine Rechnung
Belegkopie (Kasse)	druckt eine Kopie des letzten Belegs, gekennzeichnet mit „ Belegkopie “
Belegkopie (EC-Terminal)	druckt die Kopie des letzten Kartenbelegs vom Terminal

Beleg Export druckt auf einmal alle Belege eines Zeitraums (Bereich Start / Ende).

Tagesabschluss

Am Ende des Tages schließen Sie die Sitzung ab:

1. Klicken Sie auf Tagesabschluss.
2. Zählen Sie das Bargeld in der Schublade: Geben Sie je Schein und Münze (200 € bis 1 Cent) die Anzahl ein.
3. Repairuniverse zeigt Startbetrag, Erwarteten Endbestand, Gezählten Betrag und die Differenz.
4. Gibt es eine Differenz, ist ein Grund für die Differenz Pflicht („Bitte geben Sie einen Grund für die Differenz an“).
5. Abschließen: Der Tagesabschlussbon wird gedruckt mit Tagesbeginn und -ende, Umsatz bar und per Karte, Umsatz je Steuersatz, den Beträgen und dem Namen, der den Abschluss durchgeführt hat. Die Schublade öffnet sich.

Tagesabschluss (EC) stößt den Tagesabschluss am Kartenterminal an (nur mit verbundenem Terminal).

Daten-Export für das Finanzamt (DSFinV-K)

Daten Export erstellt die Kassendaten in dem DSFinV-K-konformen Format, das eine Prüfung durch das Finanzamt verlangt.

1. Wählen Sie Bereich Start und Bereich Ende.
2. Export starten. Der Export kann einige Minuten dauern, Sie können den Dialog schließen und später wiederkommen.
3. Unter Exportierte Daten sehen Sie jeden Export mit dem Status Export läuft, Export fertig oder Export fehlgeschlagen und dem Erstelldatum. Fertige Exporte laden Sie dort über das Download-Symbol herunter.

Aufbewahrung

Kassendaten unterliegen gesetzlichen Aufbewahrungspflichten. Welche Fristen für Sie gelten, klären Sie mit Ihrer Steuerberatung. Diese Anleitung ersetzt keine Rechtsberatung.