Rechnungen
Rechnungen stehen in den Stufen Pro und Enterprise zur Verfügung (siehe Abo-Stufen).
Im Bereich Rechnungen erstellen und verwalten Sie Ihre Rechnungen. Sie entstehen aus Aufträgen, Kostenvoranschlägen, verkauften Gebrauchtgeräten, der Kasse (Rechnung aus letztem Beleg) oder ganz frei.
Die Übersicht
Oben zeigen drei Kennzahlen:
| Kennzahl | Bedeutung |
|---|---|
| Offene Rechnungen | Anzahl der noch nicht bezahlten Rechnungen |
| Offener Betrag | Summe, die Kunden Ihnen noch schulden |
| Umsatz diesen Monat | Summe der im laufenden Monat gestellten Rechnungen |
Die Tabelle zeigt Datum, Nummer, Kunde, ob es eine B2B-Rechnung ist, die Summe und den offenen Betrag. Das Symbol am Zeilenanfang zeigt den Zahlstatus: Uhr = offen, grüner Haken = bezahlt, Storniert bei stornierten Rechnungen. Ein Klick auf den Kunden öffnet eine Schnellübersicht mit Anruf und E-Mail.
Oben rechts:
- Rechnung anlegen: neue Rechnung.
- Zeitraum drucken (Drucker-Symbol): siehe unten.
- Neu laden, Suche.
Rechnungszeitraum drucken
Drucken Sie alle Rechnungen eines Zeitraums auf einmal aus, z. B. für Ihre Steuerberatung.
- Wählen Sie Bereich Start und Bereich Ende.
- Optional: Briefpapier mit drucken.
- Drucken erzeugt ein PDF. CSV Export speichert die Rechnungsliste als Tabelle.
Diese Funktion ist nicht mit Rechnungen aus Lexware Office nutzbar.
Rechnung anlegen
| Feld | Hinweis |
|---|---|
| Kunde | Pflicht. Auswahl aus den Kunden |
| B2C Kunde / B2B Kunde | legt fest, ob mit Brutto- (Privatkunden) oder Nettopreisen (Geschäftskunden) gerechnet wird. Bei einem B2B-Kunden wird er automatisch vorgewählt |
| Steuer-ID | Umsatzsteuer-ID des Kunden (nur bei B2B relevant) |
| Rechnungsdatum | Standard: heute |
| Lieferdatum | optional, mit dem Schalter einblendbar |
| Freitext | Text auf der Rechnung. Bleibt er leer, gilt der Rechnungshinweis aus den Rechnungs-Einstellungen |
| Einleitung | Text über den Positionen (bei Lexware-Rechnungen) |
Positionen
Unter Positionen fügen Sie mit + Zeilen hinzu. Je Position stehen Pos, Nummer, Produkt, Anzahl, Steuersatz (%), Einzelpreis (€) und Gesamtpreis (€). Unter der Tabelle rechnet Repairuniverse Nettobetrag, Umsatzsteuer und Summe aus.
Der Dialog Rechnungsposition (Klick auf + bzw. auf eine Position) hat zwei Wege:
- Produkt aus der Warenwirtschaft: Wählen Sie ein Produkt. Preise (B2B netto, B2C brutto), Steuersatz und die verfügbare Anzahl werden übernommen. Ist die gewünschte Anzahl größer als der Bestand, meldet Repairuniverse „Die verfügbare Anzahl ist zu klein“. Mit Produkt abwählen lösen Sie die Verknüpfung. Nutzt das Produkt Seriennummern, geben Sie die Produkt-ID des einzelnen Teils ein (die Maske meldet, wenn sie nicht gefunden wird oder nicht zum Produkt passt).
- Alternativ ohne Produkt: Tragen Sie Bezeichnung, Beschreibung, die Preise (B2B netto/brutto, B2C netto/brutto; die jeweils andere Angabe wird mit dem Steuersatz umgerechnet), den Steuersatz und die Anzahl selbst ein. Die Steuersätze legen Sie in den Einstellungen fest.
Speichern
Rechnung speichern vergibt die nächste Rechnungsnummer aus dem Nummernkreis.
Ist Lexware Office verbunden, fragt Repairuniverse beim Speichern „Rechnung als Entwurf anlegen?“. Als Entwurf lässt sich die Rechnung in Lexware Office noch bearbeiten, als Final nicht mehr. Drucken können Sie nur finalisierte Rechnungen (sonst: „finalisieren Sie die Rechnung zuerst in Lexware Office“).
Rechnung verwalten
Öffnen Sie eine Rechnung, sehen Sie oben rechts:
| Symbol | Funktion |
|---|---|
| Senden-Symbol | Rechnung per Mail versenden (nur, wenn der Kunde eine E-Mail-Adresse hat). Text und Layout siehe E-Mail-Einstellungen |
| Dokument-Symbol | Rechnung drucken (PDF) |
| Seiten-Symbol | Rechnung auf Briefpapier drucken (nur mit hochgeladenem Briefpapier) |
Gehört die Rechnung zu Aufträgen, steht oben „Die Rechnung bezieht sich auf den Auftrag mit der Nummer …“. Mit mit Lexware Office öffnen springen Sie zur Rechnung in Lexware Office.
Eine gespeicherte Rechnung ist schreibgeschützt: Kunde, Datum und Positionen lassen sich nicht mehr ändern. Möglich sind nur noch Versenden, Drucken, Zahlungen und das Stornieren.
Zahlungen
Unten in der Rechnung steht die Liste der Zahlungen (Datum, Zahlungsmittel, Betrag). Mit Zahlung hinzufügen erfassen Sie einen Zahlungseingang:
- Der Dialog zeigt Offenen Betrag und Endbetrag.
- Geben Sie den gezahlten Betrag ein (vorbelegt ist der offene Betrag).
- Wählen Sie das Zahlungsmittel: Bar, Karte, Überweisung, PayPal oder Gutschein.
- Stellen Sie das Zahldatum („Bezahlt am“) ein.
- Der Haken Rechnung schließen setzt die Rechnung auf bezahlt, sobald der Betrag erreicht ist.
- Speichern.
Alternativ kassieren Sie mit Zur Kasse gehen direkt in der Rechnung: Es öffnet sich der Bezahlvorgang der Kasse (bar, mit Karte oder gesplittet). Der bezahlte Betrag wird automatisch als Zahlung (Bar bzw. Karte) in der Rechnung erfasst. Ist die Rechnung damit vollständig beglichen, wird sie geschlossen.
Rechnung stornieren
Rechnung stornieren macht die Rechnung ungültig. Repairuniverse fragt: „Rechnung wirklich stornieren? Diese Aktion kann nicht mehr rückgängig gemacht werden!“ (Stornieren / Abbrechen). Stornierte Rechnungen bleiben in der Liste (Status Storniert, mit Stornodatum) und zählen nicht zum offenen Betrag.
Rechnung für den übergeordneten Kunden
Hat der Kunde übergeordnete Kunden, fragt Repairuniverse beim Erstellen aus einem Auftrag, ob die Rechnung an den Kunden oder den übergeordneten Kunden gehen soll (Dialog Kunde auswählen: Übergeordneter Kunde / Ausgewählter Kunde).
Gebrauchtgeräte
Bei verkauften Gebrauchtgeräten enthält die Rechnung den Hinweis auf die Differenzbesteuerung nach § 25a UStG: Die Umsatzsteuer wird nicht gesondert ausgewiesen (siehe Geräteankauf).