Warenwirtschaft

Verfügbar ab Abo-Stufe Pro

Die Warenwirtschaft steht in den Stufen Pro und Enterprise zur Verfügung (siehe Abo-Stufen).

Die Warenwirtschaft verwaltet Ihre Ersatzteile, Zubehörartikel und Dienstleistungen. Sie wissen jederzeit, was am Lager ist, was eingekauft wurde, und, wenn Sie es möchten, welches einzelne Teil in welchem Gerät verbaut wurde. Das ist wichtig für Garantie- und Gewährleistungsfälle.

Grundbegriffe

Begriff	Bedeutung
Produkt	ein Artikel mit Produktnummer und Bezeichnung, z. B. „Display iPhone 13“
Teil / Exemplar	ein einzelnes, tatsächlich gelieferte Stück eines Produkts. Jedes Teil hat eine eindeutige Produkt-ID und einen Einkaufspreis
Dienstleistung	ein Produkt ohne Lagerbestand, z. B. „Diagnose“ oder „Datenübertragung“
Lieferung	Wareneingang mit Lieferant, Lieferscheinnummer, Bestell- und Lieferdatum. Beim Anlegen entstehen die Teile
Lagerbestand	Anzahl der verfügbaren Teile eines Produkts

Die Übersicht

Die Tabelle zeigt je Produkt:

Spalte	Inhalt
Symbol	grüner Haken: genügend Teile auf Lager · gelbes Warndreieck: weniger als der Warnbestand · rotes Kreuz: keine Teile mehr
Nummer, Bezeichnung, Farbe
B2B (Netto), B2C (Brutto)	Verkaufspreise
Verfügbar	Anzahl verfügbarer Teile (bei Dienstleistungen ein Werkzeugkoffer-Symbol)
Lager	Lagerfach

Das rote Zahlen-Symbol am Menüpunkt Warenwirtschaft zeigt, wie viele Produkte unter ihrem Warnbestand liegen.

Schalter und Schaltflächen oben:

Symbol	Funktion
Archiv-Symbol neben der Suche	Nicht verfügbare Produkte anzeigen (Bestand 0)
Auge	Ausgeblendete Produkte anzeigen
Kiste mit Pfeil	CSV für Inventur: exportiert alle Teile als Zählliste
Exportieren	speichert die Produktliste (und die Einzelteile) als CSV im Download-Ordner. Einen Import für Produkte gibt es nicht
+	Neue Produkte anlegen (ohne Lieferung)
Lieferung anlegen	Wareneingang erfassen

Ein Produkt, von dem nichts mehr auf Lager ist und das Sie nicht mehr führen, blenden Sie über das Augen-Symbol am Zeilenende aus (Produkt wirklich ausblenden?). Es verschwindet aus der Übersicht, wird bei der nächsten Lieferung aber automatisch wieder eingeblendet.

Lieferung anlegen

Über Lieferung anlegen erfassen Sie einen Wareneingang.

Feld	Hinweis
Lieferant	Pflicht
Lieferscheinnummer	Pflicht
Bestellt am / Geliefert am	Datum; Standard: heute
Lieferschein	PDF des Lieferscheins hochladen (max. 1 MB). Wird für den Garantiefall archiviert
Produkte in der Lieferung	Tabelle mit Produktnummer, Produktbezeichnung, Qualität, Anzahl und Einkaufspreis

Mit + fügen Sie Produkte hinzu:

1. Tippen Sie die Produktbezeichnung. Ein bestehendes Produkt wird vorgeschlagen und übernommen. Mit einer neuen Bezeichnung legen Sie ein neues Produkt an.
2. Ergänzen oder prüfen Sie die Produktdaten (siehe unten).
3. Tragen Sie Anzahl und Einkaufspreis ein.
4. Hinzufügen. Mit Lieferung speichern werden die Teile angelegt.

Produktdaten

Feld	Bedeutung
Produktnummer	Artikelnummer. Leer lassen, damit Repairuniverse eine SKU generiert
Produktbeschreibung	Freitext
Geräte	Geräte, zu denen das Produkt passt. Wird ein nicht passendes Teil in einem Auftrag verwendet, fragt Repairuniverse nach
Qualität, Farbe	z. B. „Original“, „Nachbau“, „Schwarz“
Lagerfach	wo das Teil liegt (wird bei der Teilesuche angezeigt)
Warnen bei	Fällt der Bestand unter diesen Wert, erscheint eine Warnung (Warndreieck, Zähler am Menüpunkt)
Preis B2B (Netto), Preis B2C (Brutto)	Verkaufspreise. Ändern Sie eines, rechnet Repairuniverse mit dem Steuersatz den anderen um
Steuersatz	Pflicht. Die verfügbaren Sätze legen Sie unter Steuersätze an
Dienstleistung	ohne Lagerbestand, z. B. Diagnose
Seriennummer nutzen	Jedes Teil bekommt eine individuelle Seriennummer, mit der Sie das Teil später genau verfolgen. Lässt sich nach dem Anlegen nicht mehr aktivieren!
Anteilige Stückzahlen	nur bei Dienstleistungen: erlaubt Mengen wie 0,5 (z. B. Arbeitsstunden)

Das Stift-Symbol in der Übersicht öffnet die Produktdetails. Dort ändern Sie mit Bearbeiten (Produkt bearbeiten) Bezeichnung, Preise, Warnbestand, Lagerfach u. a.

Produktdetails

Ein Klick auf ein Produkt öffnet die Details:

• Produktdetails: Nummer, Bezeichnung, passende Geräte, Farbe, Qualität, Typ (Teil oder Dienstleistung).
• Lagerinformationen: Lager, Warnbestand, Verfügbar und Insgesamt.
• Preisinformationen: B2B netto, B2C brutto, Steuersatz.
• Lieferschein: Wurde ein Lieferschein hochgeladen, steht dort Herunterladen.
• Tabelle der Teile mit dem Filter Verfügbare Produkte anzeigen bzw. Verwendete Produkte anzeigen und einer Suche.

Zu jedem Teil sehen Sie Produkt-ID, Einkaufspreis, Lieferant, Lieferscheinnummer, Bestellt am, Geliefert am und, bei verwendeten Teilen, Genutzt in: dem Auftrag, der Rechnung oder dem Kassenbeleg, in dem das Teil verwendet wurde. Ein Klick auf die ID kopiert sie.

Symbol je Teil	Funktion
Etikett	Etikett ausdrucken: Etikett mit QR-Code für das Lagerfach oder das Teil. Der Code beginnt mit pt- und lässt sich überall scannen
Papierkorb	Exemplar löschen

Ganz oben: Bearbeiten und der rote Papierkorb Produkt löschen. Das Löschen eines Produkts löscht auch alle zugehörigen Teile und kann nicht rückgängig gemacht werden.

Teile verwenden

Teile werden abgebucht, sobald Sie sie in einem Auftrag, einer Rechnung oder in der Kasse verwenden:

• im Auftrag: Verwendete Teile
• in der Rechnung: als Position mit Produkt
• in der Kasse: Produkt anklicken oder Etikett scannen

Bei Produkten mit Seriennummer muss jeweils das einzelne Teil angegeben oder gescannt werden, bei allen anderen reicht das Produkt. Der Lagerbestand sinkt entsprechend, und das Teil zeigt im Feld Genutzt in, wo es verwendet wurde.

Inventur

CSV für Inventur (Symbol „Kiste mit Pfeil“) exportiert alle Teile als CSV-Datei im Download-Ordner. Mit der Liste zählen Sie Ihren physischen Bestand nach.

Tipps

• Pflegen Sie bei Verschleißteilen den Warnbestand, so sehen Sie rechtzeitig, was nachbestellt werden muss. Unterstützend gibt es die Bestellliste.
• Legen Sie Dienstleistungen (Diagnose, Datenübertragung …) als Produkte an, dann können Sie sie in Rechnungen und der Kasse wie Teile verwenden.
• Mit Favoriten in der Kasse stehen Ihre Schnelldreher immer ganz vorn.